Emails sin formato: pros y contras
28/03/2023
¿Alguna vez has hecho clic en el botón de «Enviar» solo para recibir de inmediato una notificación en tu bandeja de entrada de que tu correo electrónico no se entregó por alguna razón? Lo más probable es que sí. A esto comúnmente se le llama «rebote de correo electrónico», «devolución de correo» o «email bounce».
Afortunadamente, ahora sé por qué mis correos electrónicos anteriormente rebotaban, afectando mi tasa de entregabilidad. Espero que este artículo te ayude a entender por qué los rebotes son un dolor de cabeza y cómo solucionar el problema de los correos electrónicos que rebotan, manteniendo el control sobre la ubicación de tu bandeja de entrada.
Indice:
Para aquellos que no están familiarizados con el término, aclaremos primero el significado de un «rebote de correo electrónico» , «devolución de correo» o «email bounce».
Un rebote de correo electrónico es un mensaje de tu proveedor de servicios de correo electrónico que indica que tu correo no llegó al destinatario debido a ciertos problemas.
Generalmente, se envía a tu bandeja de entrada como un NDR (Informe de No Entrega), proporcionando detalles sobre el fallo de entrega y sus causas técnicas.
Pregunta a cualquier persona involucrada en el envío de correos electrónicos (especialmente a los marketers o vendedores que envían correos electrónicos masivos): «¿Qué es un rebote de correo electrónico?» Probablemente lo describirán como un viento antes de un huracán de verano, una señal de que se avecina un desastre.
Y realmente es así. Acumular rebotes de correos electrónicos hace que tu cuenta sea más vulnerable a los filtros de SPAM. A largo plazo, esto puede dañar tu reputación como remitente y dificultar la entregabilidad de correos electrónicos. Para las empresas que dependen del envío de correos electrónicos, esto representa una amenaza seria para su comunicación con clientes potenciales.
Ahora es momento de explorar las razones detrás de los rebotes de correos electrónicos y cómo puedes abordarlos.
Típicamente, los expertos en email marketing distinguen entre dos tipos de rebote de correo electrónico.
Rebotes suaves: Se deben a problemas temporales que pueden solucionarse fácilmente. La mayoría de los servicios de correo electrónico intentan reenviar los mensajes después de encontrar un rebote suave. Estos rebotes afectan la tasa de rebote email marketing, pero generalmente no son motivo de gran preocupación.
Algunas razones comunes que causan rebotes suaves incluyen:
Rebotes duros: Ocurren cuando un correo electrónico no puede ser entregado a una dirección de forma permanente. A diferencia de los rebotes suaves, los rebotes duros son un problema serio, por lo que cuando te encuentras con uno, necesitas solucionar el problema de inmediato; de lo contrario, la entregabilidad de tus correos electrónicos está en peligro.
Las causas típicas de un rebote duro son las siguientes:
Sin embargo, existen otras razones por las que un correo puede rebotar: estar en listas negras.
Si tu dirección de correo electrónico o dominio está en una lista negra de proveedores de servicios de correo electrónico o filtros de spam, es probable que tus mensajes sean considerados sospechosos o no deseados. Como resultado, el servidor de correo electrónico del destinatario rechaza o rebota tus correos electrónicos.
Ahora que hemos hablado sobre los tipos de rebotes de correo electrónico y sus orígenes, vamos a profundizar en las razones específicas por las que podrías recibir emails rebotados.
El devolución de correos electrónicos puede ser frustrante, pero generalmente tiene causas claras. A veces, el problema está en la bandeja de entrada del destinatario. A continuación, te explicamos una de las razones más comunes por las que esto sucede
Cada proveedor de correo electrónico ofrece una capacidad de almacenamiento limitada. Si la persona a la que estás enviando un correo ha superado su límite de almacenamiento, no podrá recibir nuevos mensajes. Como consecuencia, recibirás un mensaje de email rebotado cuando intentes enviar un correo:
Solución: Ten en cuenta que esto es un rebote suave, lo que indica un problema temporal. Puedes intentar ponerte en contacto con el destinatario por otros medios o simplemente esperar a que liberen espacio en su bandeja de entrada.
Para evitar estos problemas, es importante mantener una buena cadencia de envío de correos electrónicos, lo que optimiza la entregabilidad y evita que se generen rebotes debido a una sobrecarga de mensajes. Puedes obtener más información sobre cómo mejorar tu estrategia de email marketing y optimizar la cadencia de correos electrónicos.
Cuando las personas con cuentas de correo profesionales están de licencia o vacaciones, a menudo configuran mensajes de respuesta automática para informar a los remitentes sobre su ausencia temporal. En tales casos, podrías recibir un email bounce back con una notificación de «Vacaciones/Respuesta automática».
Solución: Técnicamente, tu correo electrónico en este escenario no está realmente «rebotado» porque ha sido entregado exitosamente al destinatario. Verán tu mensaje tan pronto como regresen. Sin embargo, si sigues recibiendo la misma respuesta automática durante un periodo prolongado, sería prudente eliminar ese contacto de tu lista para mantenerla limpia.
Además, si estás enviando correos a varios destinatarios, es recomendable utilizar Gmail de forma eficiente para enviar correos a varios destinatarios de forma individual, lo cual permite evitar errores comunes y personalizar el mensaje para cada uno sin generar problemas de entregabilidad.
Enviar correos electrónicos que reciben respuestas automáticas, como notificaciones de fuera de la oficina o por vacaciones, normalmente no resulta en un email bounce real. |
Enviar correos electrónicos que reciben respuestas automáticas, como notificaciones de fuera de la oficina o por vacaciones, normalmente no resulta en un rebote de email real.
A veces, los destinatarios de tus correos electrónicos pueden experimentar problemas con su servidor: podría fallar, estar sobrecargado o estar en mantenimiento. Esta situación generalmente conduce a un rebote suave, lo que resulta en la recepción de un email bounce back.
Solución: Utiliza herramientas como Pruebas de entregabilidad de correos electrónicos para verificar que tus correos sean entregados correctamente a los destinatarios. Estas herramientas te ayudarán a identificar posibles problemas antes de realizar un envío masivo.
Muchos proveedores de correo electrónico establecen límites de tamaño para los correos entrantes. Si tu mensaje es demasiado grande, podría resultar en un rebote suave. Además, algunos proveedores de servicios de correo electrónico no permiten imágenes en los correos, por lo que si tu mensaje no está basado solo en texto, podrías recibir un correo electrónico rebotado.
Solución: Refina el contenido de tu correo para asegurarte de que se mantenga dentro de los límites de tamaño óptimos. Realiza pruebas A/B en tus campañas para determinar las preferencias entre versiones más largas o cortas, así como entre formatos HTML o texto plano.
Emails sin formato: pros y contras
28/03/2023
La «lista gris» es un sistema de filtrado de spam que puede retrasar temporalmente la entrega de correos electrónicos de remitentes desconocidos, generalmente durante unos 900 segundos. Durante este tiempo, un servidor SMTP legítimo intentará reenviar el correo varias veces hasta que sea aceptado.
Si te encuentras con este problema, cualquier correo no entregado podría generar un código de rebote en el NDR. Esto puede suceder si, por ejemplo, tu dirección de correo electrónico no está correctamente formateada, lo que dificulta su entrega. Por ello, es importante asegurarte de que tu dirección de correo siga un formato válido, tal como se explica en los detalles sobre qué es un formato de dirección de correo electrónico válido.
Solución: Lo mejor es esperar la reintento automático. Si el correo es sensible y contactar al destinatario es una cuestión urgente, considera medios alternativos de contacto. Si la lista gris se convierte en un problema frecuente, puedes pedirle al destinatario que agregue tu dirección de correo electrónico o dominio a la lista blanca, lo que eximirá a tus correos de este proceso y permitirá que se entreguen rápidamente.
Una de las razones más comunes para los rebotes duros son las direcciones de correo electrónico inválidas. Esto podría suceder porque la persona a la que intentas contactar ya no posee la cuenta (por ejemplo, si dejó la empresa), te dio una dirección incorrecta (por ejemplo, al llenar el formulario de suscripción en tu página de destino), o simplemente porque hay un error tipográfico en la dirección de correo electrónico.
En cualquiera de estos casos, recibirás un mensaje de rebote comunicando lo siguiente:
A diferencia de los problemas anteriores, este puede causar un verdadero daño a tu reputación como remitente.
Solución: Si estás seguro de que el correo electrónico al que intentas contactar existe, revísalo en busca de posibles errores tipográficos, espacios innecesarios o caracteres especiales. Si trabajas con listas extensas de emails, comienza validando las direcciones en bloque y, luego, revisa aquellas que resultaron inválidas para corregir posibles errores (si estás convencido de que pertenecen a personas reales). Si no es así, elimínalas de tu lista sin demora
Similar al problema anterior, el Agente de Transferencia de Correo (MTA) podría no ser capaz de entregar tu correo si no puede encontrar el dominio de destino en el Sistema de Nombres de Dominio (DNS).
Este problema ocurre cuando los registros DNS del destinatario están mal configurados o no están correctamente establecidos, lo que hace que el servidor de correo no pueda localizar el dominio. Alternativamente, el dominio podría ya no estar en uso.
Solución: Envía un correo de prueba a un destinatario de otro proveedor de servicios para ver si el problema persiste. Si es así, intenta contactar al destinatario por medios alternativos (si es posible), pidiéndole que revise la configuración de su dominio y llegando a un acuerdo sobre cómo seguirán comunicándose.
Tus correos electrónicos también pueden estar siendo rechazados porque tu dirección de correo electrónico ha sido bloqueada por el servidor receptor. Esto actúa como una «luz roja», impidiendo que tu correo llegue a la bandeja de entrada del destinatario, mientras tú recibes un mensaje de rebote de correo electrónico a cambio.
Solución: Como regla general, este tipo de rebote ocurre cuando la dirección de correo electrónico a la que estás enviando pertenece a grandes corporaciones, entidades gubernamentales y educativas, y organizaciones similares. Estas organizaciones suelen tener políticas estrictas de correo electrónico, bloqueando todos los correos entrantes que no sean parte de su red interna.
Una solución sería encontrar medios alternativos para contactar a estos destinatarios y acordar cómo continuarás la comunicación con ellos.
Si los servidores detectan alguna actividad sospechosa originada desde tu red, tu IP de correo electrónico puede ser bloqueada, lo que evitará que tus mensajes sean entregados y resultará en un correo rebotado.
Esto suele ocurrir si estás utilizando una dirección IP compartida (especialmente si dependes de proveedores de correo gratuitos como Gmail, Yahoo, Zoho y Outlook para campañas de correos electrónicos masivos). En este escenario, si algún usuario compartido realiza una campaña de spam, otros usuarios con direcciones IP compartidas (incluyéndote) se verán afectados, sin importar lo confiable que seas como remitente.
Solución: Usa una dirección de correo electrónico dedicada y no dependas de proveedores gratuitos para enviar correos masivos.
Si sigues enviando correos electrónicos a pesar de los numerosos rebotes que ya tienes, tu reputación como remitente se verá afectada. Como resultado, serás más vulnerable a los filtros de SPAM y recibirás más emails rebotados.
Solución: Monitorea tu tasa de rebote actual y tu puntuación de reputación como remitente, analiza tus rebotes y mejora tu rendimiento.
Para facilitar tu comprensión de los mensajes de rebote, decidí compartir una tabla con los casos más comunes que aparecen en el sitio web de domain.com. Puedes consultar esta tabla cuando necesites aclaraciones sobre mensajes de rebote y cómo resolverlos. He categorizado la lista según el número de error SMTP:
| Mensaje de rebote | Motivo/Significado | Solución |
| SMTP 421 (Server Temporarily Not Available) | La cola de correo está saturada | Reenvía el email más tarde |
| SMTP 421 (Rechazo temporal. Falló el DNS inverso para «IP») | No se pudo identificar el registro PTR | Verifica la configuración de DNS inverso de la IP remitente antes de reenviar |
| SMTP 452 («fromemail» rechazado. Demasiados mensajes para esta conexión ERR034) | Se excedió el límite de envío | Envía correos desde otra cuenta o en lotes |
| SMTP 452 («toemail» acción solicitada abortada: intenta más tarde – GL/GL) | Falla temporal por greylisting | Intenta reenviar después de un tiempo |
| SMTP 550 («fromemail» máximo de mensajes por sesión) | Se excedió el límite de mensajes por sesión | Reenvía el correo más adelante |
| SMTP 550 («fromemail» remitente rechazado) | Dirección de correo mal formada (falta @dominio) | Verifica que el formato del email sea correcto |
| SMTP 550 («toemail» destinatario rechazado GL/BL) | El remitente está en la lista negra del destinatario | Contacta al destinatario por otro medio. Tu email pudo ser bloqueado por error |
| SMTP 550 («toemail» destinatario rechazado) | El buzón del destinatario no existe | Corrige o elimina esa dirección de tu lista |
| Reject SMTP 550 («toemail» destinatario rechazado – ERR016) | El destinatario está bloqueado por spam, lista negra o límites de correo | Pide al remitente revisar los registros del servidor. Intenta que el email sea incluido en la lista blanca |
| SMTP 550 («fromemail» remitente rechazado – ERR082) | El remitente está bloqueado por spam, lista negra o límites | Igual que ERR016. Revisa registros del servidor e intenta incluir el email en lista blanca |
| SMTP 550 («fromemail» remitente rechazado – ERR081) | El dominio está en lista negra | Intenta que el dominio sea autorizado en la lista blanca del destinatario |
| SMTP 550 («fromemail» dominio de correo sospechoso, revisa tus registros DNS – ERR006-009) | Problemas con los registros DNS del correo remitente | Verifica y corrige los registros DNS. Asegúrate de que estén actualizados. Intenta incluir el email en la lista blanca y reenvía |
| SMTP 550 (“toemail” destinatario inválido – ERR010-014) | Problemas con el correo del destinatario o sus DNS | Verifica la dirección o pide al destinatario que la confirme |
| Error 550: Has alcanzado el número máximo de mensajes por sesión | Límite de mensajes por sesión alcanzado | Espera un tiempo y reenvía |
| SMTP 552 (MTA remoto $ip: una URL contenida en el mensaje está en la lista negra de Spamhaus DBL) | La URL incluida en el correo está en lista negra | Elimina la URL problemática y reenvía |
| SMTP 552 (mensaje rechazado por virus) | El mensaje fue marcado como infectado | Asegúrate de ofrecer opción de baja y validar tus listas. Si es un falso positivo, repórtalo |
| SMTP 552 (mensaje rechazado por virus) | El remitente adjuntó un archivo con formato no permitido (.bat, .cmd, .exe, etc.) | Incluye una opción para darse de baja y valida las listas de destinatarios. Si se marca por error, informa del problema |
| SMTP 554 (Conexión rechazada – «IP») | Rechazo basado en CSI por sospecha de spam | Verifica la reputación de la IP en Cloudmark Sender Intelligence |
| SMTP 554 (Conexión rechazada. No existe DNS inverso para «IP») | Falta el registro PTR, percibido como spam | Verifica los registros PTR y revisa si la IP está en listas negras |
| Conexión rechazada SMTP 554 (rechazada por políticas) | El remitente es sospechoso de spam o autenticidad | Revisa si la IP está en la Spamhaus Policy Block List y soluciona en consecuencia |
Para entender qué tasa de rebote es aceptable y cuándo es urgente solucionar los emails rebotados, veamos cómo calcularla y cuál es el punto de referencia recomendado.
No necesitas ser un genio en matemáticas para calcular tu tasa de rebote:
La buena noticia es que la mayoría de las plataformas de email marketing ya te calculan este dato automáticamente, así que no tendrás que hacerlo a mano 🙂
De todos modos, veamos cómo se hace el cálculo:
| Imagina que has enviado 10,000 correos electrónicos. De esos, 240 no llegaron a sus destinatarios. 240 / 10000 = 0.24. Ese «0.24» significa que por cada correo enviado, 0.24 rebotaron. 0.24 * 100 = 2.4% Así que, tu tasa de rebote es del 2.4 %. |
Pero, ¿cómo saber si esa tasa es buena o si necesitas actuar rápido para mejorar ese porcentaje?
Veamos los puntos de referencia.
Depende de la industria. Según un informe actualizado de Mailerlite, estas son las tasas de rebote promedio por sector en 2023:
| INDUSTRIA | PROMEDIO |
| Editorial y publicaciones | 0.19% |
| Telecomunicaciones | 0.2% |
| Medios de comunicación | 0.2% |
| Electrónica y computación | 0.23% |
| Retail | 0.24% |
| Cursos online y coaching | 0.27% |
| Marketing y publicidad | 0.29% |
| E-commerce | 0.30% |
| Bienes raíces | 0.31% |
| Salud y fitness | 0.31% |
| Finanzas y negocios | 0.34% |
| Turismo y transporte | 0.35% |
| Relaciones públicas | 0.38% |
| Reclutamiento y RR.HH | 0.42% |
| Tecnología de la información | 0.43% |
| Finanzas | 0.55% |
| Software y apps web | 0.57% |
| Manufactura | 0.60% |
| Seguros | 0.65% |
| Salud, odontología y atención médica | 0.67% |
Fuente: Mailerlite
El benchmark recomendado es del 2%. Si superas ese porcentaje de emails rebotados, es hora de optimizar tus envíos.
Aquí tienes algunos consejos prácticos para mantener siempre a raya tu tasa de rebote:
Mantén tu lista de correos limpia: elimina direcciones inválidas, desactualizadas o inactivas, que muy probablemente causarán rebotes pronto. Usa herramientas de verificación de correos para comprobar su validez antes de enviar. Esto te ayudará a evitar rebotes seguros.
Relacionado con el consejo anterior, te recomiendo encarecidamente que no utilices listas de correos compradas. Estas suelen contener direcciones inválidas o contactos desinteresados, lo que puede generar altos niveles de rebote email.
Para obtener más información sobre cómo mantener limpia tu lista de correos, puedes leer este artículo aquí.
Pide a tus suscriptores que confirmen su correo electrónico a través de un proceso de doble confirmación (formulario de suscripción + email de verificación). Así te aseguras de que las direcciones son reales y están en manos de los propios suscriptores.
Los proveedores de correo verifican la autenticación para evaluar la reputación del remitente. Si no pasas esos filtros, tus emails podrían rebotar. Para autenticar tus correos, configura los registros SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) y DMARC en tu dominio.
Segmenta tu base de contactos según el comportamiento, la demografía y el nivel de interacción. Empieza enviando a los usuarios más comprometidos. Esto le mostrará a los filtros de SPAM que tu contenido es relevante y reducirá los rebotes.
Envía emails con cierta frecuencia, pero sin exagerar. Comienza con un máximo de 100 envíos diarios e incentiva a tus contactos a interactuar de cualquier forma: que abran, lean, hagan clic o respondan.
Configura varias cuentas de envío (gratis con Snov.io), caliéntalas (warm-up) y empieza con 50-100 emails diarios. Aumenta el volumen progresivamente cuando notes mayor interacción.
¿Qué más puedes hacer? Activa un retardo aleatorio más largo entre envíos, configurando el intervalo entre 120 y 180 segundos. Esto ayuda a evitar quejas por SPAM, aumenta la interacción y reduce los rebotes.
El contenido de tus correos influye directamente en la tasa de rebote. Existen varios factores que activan los filtros de SPAM y provocan rebotes. Aquí tienes cómo evitarlos:
Presta atención regularmente a los tipos de rebotes que recibes. No elimines los mensajes devueltos. Te ayudan a entender qué tipo de rebote has recibido y cómo manejar la situación en consecuencia. Recuerda que, con los rebotes suaves, puedes reenviar el correo más adelante, mientras que los rebotes duros indican que debes eliminar esas direcciones de tu lista de inmediato.
La raíz de muchos rebotes es una baja reputación del remitente, causada por factores como una baja interacción, una alta tasa de quejas (cuando los destinatarios marcan tus correos como spam) y la falta de configuración del dominio. Si cuidas tu reputación como remitente, mantendrás bajo control tu tasa de rebote.
Realiza pruebas de entregabilidad con herramientas como Glock Apps o Snov.io y verifica tu tasa de spam con servicios como Postmaster Tools para identificar cualquier posible problema con la entrega de tus correos o su detección como spam. Si las pruebas muestran una mala entregabilidad o problemas de listas negras, pausa tu campaña activa. Inicia un proceso de calentamiento para la cuenta de correo que estás utilizando.
Si tu campaña está dirigida a miles de prospectos, no olvides que tu límite de envío es de 100 correos al día por cuenta. No excedas ese límite. En su lugar, crea varias cuentas de remitente (incluso hasta 10 estará bien) para distribuir tus campañas de correo electrónico.
| ⚙️Una solución avanzada de Snov.io Snov.io te permite enviar más correos electrónicos en una misma campaña y diversificar los buzones para lograr una mayor eficiencia. Además, la herramienta te permite hacer coincidir proveedores con tus prospectos. Supongamos que tienes varias cuentas de correo en diferentes proveedores (Gmail y Outlook). Snov.io detecta automáticamente la coincidencia entre tu cuenta y el proveedor de tus destinatarios al momento del envío. Esto significa que los correos enviados desde Gmail llegarán a destinatarios de Gmail, mientras que los enviados desde Outlook se entregarán directamente a usuarios de Outlook. |
Los correos devueltos (bounce back) son una señal de que tus mensajes no pueden ser entregados en ese momento. Aunque los rebotes email marketing suaves son un problema temporal que puede resolverse, los rebotes duros son un verdadero dolor de cabeza. En este artículo, compartí muchas recomendaciones sobre cómo ser más cuidadoso con los rebotes, estar atento a los mensajes devueltos y, lo más importante, cómo solucionar este molesto asunto en tu camino hacia el éxito en el envío de correos electrónicos.
Estoy convencido de que, con estas recomendaciones, reducirás tu tasa de rebote, y siempre que necesites ayuda profesional, Snov.io estará a tu lado – con muchas herramientas para mejorar la localización de correos electrónicos y un sinfín de consejos útiles para mantener alta tu tasa de entregabilidad, con una tasa de rebote cercana a cero.
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